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Tema 1.2 - Estructura de un Informe
La información que visualmente se presenta de manera detallada, gráfica y con ideas claves, permiten la trasmisión de datos puntuales que generan una lectura rápida y concreta.
Fuentes (2003) señala que “los informes tienen su origen en una necesidad (petición, respuesta a un problema, observación...) De ahí que se necesita redactar una justificación del porqué se está presentando. En la justificación se incluye el propósito (objetivo general) y los objetivos específicos” (p.31), por esta razón se requiere princciplamente una introducción donde se tengan en cuenta las ideas principales, recolectar datos anteriores o antecedentes que permitan complementar la información actual, se pueden utilizar gráficos o tablas a modo de información para su expresión.
Fondo y forma de los informes.
Generalmente la forma de presentar informes es por medio de la generación de información organizada y articulada de manera oral y escrita, siendo este un canal de comunicación que permite la transmisión de estadísticas, estados y procesos en los cuales tenemos responsabilidad de generar resultados.
En cuanto a la forma se recomienda generar informes llamativos de manera visual, con textos ordenados, lógicos, coherentes y en su contenido datos confiables que permitan argumentar de manera precisa y a profundidad la información que se quiere presentar, es importante tener en cuentas pequeñas anotaciones o puntos clave que generen valor y sentido al lector.
Lógica de exposición:
En el momento de presentar opiniones se deben tener con claridad los temas a exponer, no confundir o mezclar con otro tipo de información que no tiene mayor relevancia, según Fuentes (2003) “La concatenación de ideas determina un tipo de exposición que transita por un orden determinado” (prraf.12) permitiendo así la claridad del tema evitando algún tipo de confusiones.
Cuando se habla de lógica, se encontraran términos tales como orden, coherencia, metodología, razonamiento, los cuales en este ámbito de la generación de buenos informes no ayudan a indagar en esa estructura o contenido que debemos tener en cuenta para hacer llegar de manera efectiva la información que tenemos en nuestro conocimiento y que es de importancia para los interesados, por ende primordialmente se deben ordenar las ideas, determinar criterios, utilizar la objetividad, pero en lo posible usar terminología técnica, un apunte importante pero en el cual a veces se falla es la base del empirismo, esto cuando soportamos ideas en hechos de nuestra experiencia, ¿Por qué se falla? A lo mejor creemos que alguna técnica o estrategia que funciono en algún momento servirá en todas las ocasiones, por esta razón es importante recordar y aplicar el aprendizaje de la tipología de informes, dado a que las ramas o diferentes áreas pueden contener las mismas palabras con diferentes significados, según los ámbitos de aplicación.
El proceso de redacción:
El autor plantea para el proceso de redacción como base inicial generación de un objetivo general y junto a este los específicos, con ello evidenciar un propósito con resultados al final, para ello técnicamente se soporta lo siguiente “El objetivo general se refiere al propósito del tema que se informa o del problema estudiado. Está constituido por el qué de la materia, el cómo se trata y el para qué se trata. Es la guía que brinda los elementos básicos, de ahí que debe ser sólidamente fundamentado. Los objetivos específicos se derivan del objetivo general; son guías esenciales para alcanzar lo propuesto en aquel” (Fuentes, 2003. Párr. 29).
He aquí la importancia en la información anterior, si desde el inicio partimos con un orden donde se identifican los propósitos del comunicado, se tiene un camino e ideas por fundamentar que al final ayudaran al entendimiento de alguna situación o actividad e inclusive permitirá el establecimiento de nuevas metas y estrategias que permitan la mejora continua en los procesos a los que se tenga lugar.
Conclusiones y recomendaciones:
Para establecer un informe completo, se debe terminar con esta última fase, no menos importante, ya que la generación de conclusiones permite llevar a cabo el análisis de los objetivos con el argumento de la información presentada, deben estar conectadas y bien fundamentadas para aseverar situaciones, Teniendo la habilidad y certeza de hacer propuestas o dejar planteadas recomendaciones que generen valor, crecimiento o mejora según área o ámbito al que aplique.
Según Fuentes (2003), “Las conclusiones constituyen la síntesis ordenada de los hallazgos y expresan la calidad del análisis realizado, por su solidez y criterio expresado” (párr. 40), dicho lo anterior se evidencia la importancia de la exposición de los temas más relevantes, de la manera más puntual para no generar algún tipo de confusión.
El autor plantea una validación previa de lo que se quiere dar a conocer, esto conforme a que dichas sugerencias o recomendaciones puedan llegar a tener alguna afectación o modificación de procesos con intervención de terceras personas “Una recomendación
implica una situación seria, que puede afectar a terceras personas o la eficiencia de un proceso. Estar seguro de lo que se recomienda dentro del plano de lo verificable y razonablemente aceptado, es una responsabilidad que se funda en la rigurosidad
del planteamiento” (Fuentes, 2003. párr.53)
Etapas de un buen escrito.
En este apartado encontraran las actividades y estrategias que se pueden tener en cuenta en la planificación, generación de textos y revisión de los mismos.
a). Lluvia de ideas: Técnica conocida también como brainstorming, fue formulada por primera vez en 1939 por el autor estadounidense Alex F. Osborn y desarrollada por el teórico de la gestión Charles Hutchison Clark, se destaca por ser la etapa inicial de planeación en la cual se tiene en cuenta el contexto y la recopilación de datos significativos para dar respuesta a una solicitud, en ella se generan ideas, iniciativas o temas innovadores que permiten dar un camino a los objetivos trazados para una efectiva comunicación.
Nota importante: En esta fase es importante contemplar los siguientes interrogantes:
¿A quién va dirigido el texto, informe o comunicado? ¿Cuál es la relación que tengo con el receptor? ¿Cuál es la intención o finalidad del texto, informe o comunicado? ¿Qué se sobre el tema? ¿Necesito ayuda?
Respondidas las anteriores preguntas se tendrá claridad de lo que se busca expresar y será más fácil la generación de lluvia de ideas para iniciar la construcción del texto.
b). Tema central y reflexión de ideas: Como segunda etapa para la construcción de la información, se debe establecer el problema o aspectos centrales de lo que se quiere comunicar, generando una estructura y organización de las ideas e información.
Nota importante: En esta fase es importante contemplar los siguientes interrogantes:
¿Qué necesito decir? ¿Cómo lo quiero decir? ¿Qué orden debo contemplar? ¿Qué subtemas puedo abordar? ¿Cómo debo organizar la información que daré para el receptor?
Respondidas las anteriores preguntas se tendrá claridad del orden de las ideas a expresar y con dicha estructura fácilmente se dejaran consignadas las conclusiones o recomendaciones del texto.
c). Generación del texto: Se inicia estableciendo una introducción, desarrollo del texto y finaliza con las conclusiones, se debe tener un orden lógico de lo descrito, donde se genere buena articulación del texto, uso de lenguaje adecuado, creatividad, coherencia y pertinencia de las ideas expresadas.
Nota importante: En esta fase es importante contemplar los siguientes interrogantes:
¿La intención y finalidad se cumple? ¿Se adecua lo que he escrito a lo que quiero decir? ¿Ordené las ideas en las oraciones, los párrafos y el texto en general? ¿El texto satisface al receptor? ¿Tuve presente todos los ítems solicitados? ¿Puedo ampliar la información ya registrada?
Respondidas las anteriores preguntas se tendrá claridad del tema general que se expresa, identificando si desde el inicio se establecieron las ideas principales y el orden de las mismas
que permitieron encadenar un buen texto que puede llegar a impactar y generar el valor deseado por el receptor.
d). Revisión final: Aplicar nuevamente auto corrector para asegurarse de que no existan errores ortográficos y realizar una lectura rápida del documento, esto permitirá evidenciar coherencia del texto, veracidad y autoevaluación de la redacción, con ello nos damos cuenta si realmente la información impactará y cumplirá con los estándares establecidos o requeridos inicialmente.
Nota importante: En esta fase es importante contemplar los siguientes interrogantes:
¿Qué cambios podría realizar? ¿El texto es coherente? ¿Es creativa la forma de abordar el tema o el estilo? ¿El lenguaje utilizado es adecuado? ¿Puedo identificar cual es la introducción, el desarrollo del tema y las conclusiones de mi texto? ¿Estoy satisfecho/a con el texto?
Respondidas las anteriores preguntas se podrán realizar ajustes correspondientes para generar una entrega con la que realmente exprese seguridad y pertinencia del tema y también quedaran a la vista aquellos aspectos por mejorar para tener en cuenta para una próxima entrega.
Última modificación: lunes, 22 de febrero de 2021, 09:37